zimind
Регистрация
Этот сайт использует файлы cookies и сервисы сбора технических данных в соответствии с политикой конфиденциальности и пользовательским соглашением. Продолжая использовать наш сайт, вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.

Тайм-менеджмент... Что это такое?

  • Что такое тайм-менеджмент
  • Где используется тайм-менеджмент
  • Что такое метод Парето


Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент предоставляет методы для эффективного решения задач, которые мы должны выполнить. Это также поможет вам лучше использовать свое свободное время - выходные, отпуск или поездку за границу. Техники тайм-менеджмента - это набор инструментов, которые мы можем использовать каждый день. Они здесь:

Тайм-менеджмент - цели и приоритеты.

  1. Ставьте долгосрочные цели - придумайте для себя следующие 10 лет

    Вы стоите на автобусной остановке. Какой автобус вы выберете, зависит от того, где и по какому маршруту вы хотите поехать.

    То же самое и с остальными сферами жизни. Трудно определить, что мы должны делать сегодня или завтра, не имея представления о том, чего мы хотели бы достичь и «куда идти» через 5, 10 или 20 лет.

  2. Разбейте большую работу на более мелкие части.

    Написание магистерской работы, ремонт квартиры или открытие бизнеса - это не те вопросы, которые можно решить за один день. Чтобы облегчить создание реалистичного плана действий, каждый из этих проектов следует разбить на составные задачи. А если этого недостаточно, мы добавляем еще один уровень детализации.

    Например, в рамках написания диссертации мы будем выделять обзор литературы, проведение собственного исследования и описание использованной методологии. В свою очередь, обзор литературы можно разделить дальше - определение интересующих нас ключевых слов, поиск, скажем, 50 статей по интересующей нас теме, их приблизительный обзор и чтение наиболее ценных.

    Разбивая большую цель на задачи, мы получаем возможность более точно оценить время, необходимое для их выполнения. Это также позволяет вам точно указать, что мы должны делать в данный день. И самое главное - он четко определяет, с чего начать!

  3. Только 20% того, что вы делаете, имеет значение - метод Парето.

    Тайм-менеджмент - это не просто делать все больше и больше и быстрее. Все дело в том, чтобы тщательно расставить приоритеты и сделать самое необходимое. И, как выясняется, их не так уж и много - 20% того, что мы делаем, отвечает примерно за 80% результатов, которых мы достигаем! Остальное нам мало выгодно и требует много времени и сил.

    Просто подумайте об инициативах на работе, в колледже или об усилиях по отношению к близким, которые остались незамеченными. Вместо того, чтобы работать много и быстро, сосредоточьтесь на том, что принесет наибольшую пользу вам и компании. Приоритизация - это определение 20% наиболее прибыльных задач.

  4. Используйте матрицу Эйзенхауэра

    Не все, что срочно, важно и не все, что важно, срочно. О многих вещах, которые сейчас кажутся очень важными (например, о звонке телефона или электронных письмах, ожидающих прочтения), завтра мы можем вообще не вспомнить. Другие, например, регулярные физические упражнения, периодические осмотры или повышение квалификации, можно отложить. Они не срочны. Однако они важны и влияют на наше будущее.

    В отличие от срочных, не срочных, важных и неважных вопросов, помогает метод управления временем, называемый матрицей Эйзенхауэра (или матрицей Эйзенхауэра). Он также говорит вам, как справляться с каждым типом задач.

  5. Будьте первым, кто выполнит самое важное задание дня.

    Жизнь трудно предсказать. Мы можем спланировать, что будем делать после обеда, когда внезапно одно электронное письмо, просьба начальника или недомогание полностью разрушают наши планы. Поэтому самым важным вопросом следует заниматься утром.
  6. Чтобы долго работать эффективно, нужно делать перерывы - Техника Помидора.

    Трудно работать эффективно и непрерывно 3, 4 и более часов. Короткие перерывы улучшают концентрацию и позволяют взглянуть на проблему с другой стороны. Они также улучшают запоминание.

    Техника «Помидор» использует этот факт и в своей первоначальной форме состоит из чередования 25-минутных периодов работы с короткими 5-минутными перерывами. У этой техники есть еще одно огромное преимущество - она помогает избавиться от отвлекающих факторов! Потому что, наверное, каждый из нас может отложить телефон, написать электронную почту и сосредоточиться на работе до перерыва, который ждет нас через 25 минут.

Тайм-менеджмент и дневное планирование.

Тайм-менеджмент, практические советы.

  1. Не ждите, пока у вас будет 2 часа непрерывного покоя.

    Многие задачи можно выполнять по частям. Ожидая автобуса, стоя в очереди или ожидая начала просмотра фильма в кинотеатре, вы можете прочитать несколько страниц книги, выучить несколько слов или просмотреть записи на экзамене.

  2. Проверьте, что происходит с вашим временем хоть раз.

    Time Tracker - это инструмент, который позволяет нам узнать, «куда ушло наше время» и в каких сферах нашей жизни мы его использовали. И такие знания - отличная отправная точка для внесения изменений в наш распорядок дня.

  3. Для задач, требующих концентрации, откажитесь от многозадачности

    Хорошо работает сразу несколько дел, например для приготовления пищи или очистки. В свою очередь, задача, требующая концентрации - например, написание магистерской диссертации займет у нас гораздо больше времени, если мы будем одновременно заниматься чем-то еще, например, проверять соц. сети, отвечать на электронные письма или готовить ужин. И дело не только во времени, посвященном этим дополнительным занятиям, но, прежде всего, в отсутствии концентрации.

  4. Ограничьте количество отвлекающих факторов

    Звонок телефона, обмен мгновенными сообщениями, уведомления Outlook и текущий разговор - все это снижает нашу концентрацию, в результате увеличивается время выполнения задачи. Избавившись от них - отключив уведомления, заблокировав (хотя бы периодически) звук в телефоне и надев наушники (с музыкой, способствующей концентрации внимания), мы можем сэкономить много времени!

  5. Думайте на бумаге или на компьютере

    Записывая свои мысли, идеи и делая заметки о встречах, можно сэкономить много времени. Я рекомендую использовать для этого такие инструменты, как Evernote или OneNote , которые позволят добавлять теги и эффективно искать в наших записях.

  6. Заботьтесь об отдыхе и хорошем настроении

    То, насколько вам удастся сделать, зависит не только от количества времени, которое вы тратите на задачу. Это зависит в первую очередь от качества использования этого времени. Однако он резко падает, когда мы устали, хотим спать или в плохом настроении. Иногда лучшее, что вы можете сделать, - это просто рано лечь спать или вздремнуть на 15 минут.

  7. Следуйте правилу двух минут

    Правило двух минут предназначено для уменьшения количества задач в нашем списке дел. Если мы знаем, что задача займёт у нас меньше 2 минут (например, отправка другу файла, который он запрашивает) - сделайте это сразу, вместо того, чтобы сохранять его как другой элемент в вашем списке.

  8. Познакомьтесь со спецификой вашей отрасли

    Каждая отрасль имеет свою специфику и методики, позволяющие более эффективно выполнять определенные задачи. В случае офисной работы это может быть, например, возможность справиться с избытком электронных писем или организация эффективных встреч.

    Постарайтесь определить задачи, на которые уходит больше всего времени, а затем поищите (также используя Интернет и книги) способы их улучшения. Возможно, у вашей проблемы уже есть решение.Тайм-менеджмент предоставляет методы для эффективного решения задач, которые мы должны выполнить. Это также поможет вам лучше использовать свое свободное время - выходные, отпуск или поездку за границу.

Тайм-менеджмент - цели и приоритеты.

  1. Ставьте долгосрочные цели - придумайте для себя следующие 10 лет

    Вы стоите на автобусной остановке. Какой автобус вы выберете, зависит от того, где и по какому маршруту вы хотите поехать.

    То же самое и с остальными сферами жизни. Трудно определить, что мы должны делать сегодня или завтра, не имея представления о том, чего мы хотели бы достичь и «куда идти» через 5, 10 или 20 лет.

  2. Разбейте большую работу на более мелкие части.

    Написание магистерской работы, ремонт квартиры или открытие бизнеса - это не те вопросы, которые можно решить за один день. Чтобы облегчить создание реалистичного плана действий, каждый из этих проектов следует разбить на составные задачи. А если этого недостаточно, мы добавляем еще один уровень детализации.

    Например, в рамках написания диссертации мы будем выделять обзор литературы, проведение собственного исследования и описание использованной методологии. В свою очередь, обзор литературы можно разделить дальше - определение интересующих нас ключевых слов, поиск, скажем, 50 статей по интересующей нас теме, их приблизительный обзор и чтение наиболее ценных.

    Разбивая большую цель на задачи, мы получаем возможность более точно оценить время, необходимое для их выполнения. Это также позволяет вам точно указать, что мы должны делать в данный день. И самое главное - он четко определяет, с чего начать!

  3. Только 20% того, что вы делаете, имеет значение - метод Парето.

    Тайм-менеджмент - это не просто делать все больше и больше и быстрее. Все дело в том, чтобы тщательно расставить приоритеты и сделать самое необходимое. И, как выясняется, их не так уж и много - 20% того, что мы делаем, отвечает примерно за 80% результатов, которых мы достигаем! Остальное нам мало выгодно и требует много времени и сил.

    Просто подумайте об инициативах на работе, в колледже или об усилиях по отношению к близким, которые остались незамеченными. Вместо того, чтобы работать много и быстро, сосредоточьтесь на том, что принесет наибольшую пользу вам и компании. Приоритизация - это определение 20% наиболее прибыльных задач.

  4. Будьте первым, кто выполнит самое важное задание дня.

    Жизнь трудно предсказать. Мы можем спланировать, что будем делать после обеда, когда внезапно одно электронное письмо, просьба начальника или недомогание полностью разрушают наши планы. Поэтому самым важным вопросом следует заниматься утром.

  5. Чтобы долго работать эффективно, нужно делать перерывы - Техника Помидора.

    Трудно работать эффективно и непрерывно 3, 4 и более часов. Короткие перерывы улучшают концентрацию и позволяют взглянуть на проблему с другой стороны. Они также улучшают запоминание.

    Техника «Помидор» использует этот факт и в своей первоначальной форме состоит из чередования 25-минутных периодов работы с короткими 5-минутными перерывами. У этой техники есть еще одно огромное преимущество - она помогает избавиться от отвлекающих факторов! Потому что, наверное, каждый из нас может отложить телефон, написать электронную почту и сосредоточиться на работе до перерыва, который ждет нас через 25 минут.

Тайм-менеджмент и дневное планирование.

  1. Планируйте свой день

    Составление плана дня позволяет вам решать самые важные дела для нашей карьеры и личной жизни. Это также позволяет объединять задачи вместе и выполнять их одну за другой. Планирование дня также позволяет сопоставить задачи с нашим уровнем энергии. Мы можем начинать дела, требующие концентрации и творчества, сразу после утреннего кофе, а административные дела, например, после обеда.

    Планируя свой день, начните с того, что включите в свое расписание большие вопросы. Управлять своим временем и планировать свой день все равно что вешать мокрую одежду на сушилку. Если вы начнете с носков и нижнего белья, позже будет сложно найти место для одежды большего размера. Наоборот, отлично работает - носки отлично заполнят промежутки между свитерами.

    Планируя свой день, сделайте то же самое. Начните с поиска больших отрезков времени, необходимых для реализации важных проектов или концептуальной работы. Вы можете легко разместить небольшие быстрые задачи (например, административные) в промежутках в расписании.

  2. Планирование перерывов и свободного времени

    Если вы работаете из дома или ваша работа связана с риском сверхурочной работы, планирование выходного дня становится таким же важным, как и планирование вашей работы. Приспосабливаться к тому, как «пройдет день» и когда вам удастся покинуть офис, создает разочарование и ненужный стресс. Планируя личные дела, которые вынуждают вас рано уходить из офиса в определенные дни, вы восстанавливаете контроль над ситуацией. К тому же вы развиваете напористость и не пренебрегаете другими сферами жизни.

  3. Объединяйте задачи в пакеты

    Вы бежите в магазин каждый раз, когда вам напоминают о продукте, который вам нужно купить? Большинство из нас этого не делают. Вместо этого он составляет списки покупок. Таким образом, мы решаем несколько мелких вопросов за один визит в магазин.

    Точно так же группировка похожих действий хорошо работает, когда вы просматриваете свой почтовый ящик только 2-3 раза в день, группируете телефонные звонки и встречи один за другим и обсуждаете с конкретным человеком.

  4. Начать пользоваться электронным календарем

    Простое использование календаря очень помогает в управлении временем. Электронный календарь (например, Google Calendar) помогает еще больше. Автоматически копирует повторяющиеся события (например, уроки английского), позволяет хранить вложения, а для доступа ко всей информации требуется только доступ к телефону.

  5. Включите закон Паркинсона.

    Закон Паркинсона гласит, что задача займет все время, которое вы на нее потратите. Оставление лишних буферов обычно не работает. Это только заставляет задачу занимать больше времени, чем следовало бы.

    Например, если вы планируете подготовить презентацию к обеду, это займет столько времени ... если не больше!

    Особенно людям, склонным к перфекционизму, следует помнить, что не следует выделять слишком много времени на выполнение отдельных задач.

Тайм-менеджмент, практические советы.

  1. Не ждите, пока у вас будет 2 часа непрерывного покоя.

    Многие задачи можно выполнять по частям. Ожидая автобуса, стоя в очереди или ожидая начала просмотра фильма в кинотеатре, вы можете прочитать несколько страниц книги, выучить несколько слов или просмотреть записи на экзамене.

  2. Проверьте, что происходит с вашим временем хоть раз.

    Time Tracker - это инструмент, который позволяет нам узнать, «куда ушло наше время» и в каких сферах нашей жизни мы его использовали. И такие знания - отличная отправная точка для внесения изменений в наш распорядок дня.

  3. Для задач, требующих концентрации, откажитесь от многозадачности

    Хорошо работает сразу несколько дел, например для приготовления пищи или очистки. В свою очередь, задача, требующая концентрации - например, написание магистерской диссертации займет у нас гораздо больше времени, если мы будем одновременно заниматься чем-то еще, например, проверять соц. сети, отвечать на электронные письма или готовить ужин. И дело не только во времени, посвященном этим дополнительным занятиям, но, прежде всего, в отсутствии концентрации.

  4. Ограничьте количество отвлекающих факторов

    Звонок телефона, обмен мгновенными сообщениями, уведомления Outlook и текущий разговор - все это снижает нашу концентрацию, в результате увеличивается время выполнения задачи. Избавившись от них - отключив уведомления, заблокировав (хотя бы периодически) звук в телефоне и надев наушники (с музыкой, способствующей концентрации внимания), мы можем сэкономить много времени!

  5. Думайте на бумаге или на компьютере

    Записывая свои мысли, идеи и делая заметки о встречах, можно сэкономить много времени. Я рекомендую использовать для этого такие инструменты, как Evernote или OneNote , которые позволят добавлять теги и эффективно искать в наших записях.

  6. Заботьтесь об отдыхе и хорошем настроении

    То, насколько вам удастся сделать, зависит не только от количества времени, которое вы тратите на задачу. Это зависит в первую очередь от качества использования этого времени. Однако он резко падает, когда мы устали, хотим спать или в плохом настроении. Иногда лучшее, что вы можете сделать, - это просто рано лечь спать или вздремнуть на 15 минут.

  7. Познакомьтесь со спецификой вашей отрасли

    Каждая отрасль имеет свою специфику и методики, позволяющие более эффективно выполнять определенные задачи. В случае офисной работы это может быть, например, возможность справиться с избытком электронных писем или организация эффективных встреч. Постарайтесь определить задачи, на которые уходит больше всего времени, а затем поищите (также используя Интернет и книги) способы их улучшения. Возможно, у вашей проблемы уже есть решение.